SAP IBP Implementierung

IBP-Implementierungen führen wir im Sinne eines iterativen Prozessprototypings durch, bei dem an einem Entwicklungssystem die Geschäftsprozesse des Kunden modelliert und in enger Abstimmung mit Management und Key Usern schrittweise an die spezifischen Erfordernisse des Unternehmens angepasst werden.

Durch sich wiederholende Zyklen von Customizing, Test und Abnahme werden dabei die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens in der Software abgebildet und immer weiter detailliert, bis schließlich eine optimierte und integrierte Lösung entsteht, die auf der einen Seite den speziellen Abläufen Ihres Unternehmens gerecht wird, auf der anderen Seite den Standard der SAP-Software weitestgehend unangetastet lässt.

In unserem IBP-ERP-Blog erfahren Sie, wie ein integrierter SCM-Planungsprozess mit SAP ECC oder S/4 HANA aussehen kann. Im Ergebnis besteht er aus vier Funktionsblöcken, die in einer gewissen Reihenfolge zum Ergebnis führen.

An dieser Stelle wird gezeigt, wie dieser Prozess mit einem vorhandenen SAP ERP und unter Einsatz der zuvor ausgewählten IBP-Komponenten umgesetzt, d. h. implementiert werden kann.

Nachfolgend wird ein praktischer Vorschlag für die Phasen der Implementierung gemacht und ein ungefährer Zeitrahmen präsentiert. Für die einzelnen Phasen kann dann auch abgeschätzt werden, wie diese in eine mögliche SAP S/4 HANA-Implementierung eingebunden werden können, falls bisher noch kein Einsatz von S/4 HANA erfolgt.

Darüber hinaus kann jede Firma Vorbereitungen ohne Softwareimplementierung treffen, die in sich schon die strategische und operative Planung verbessern können.

Alle hier beispielhaft aufgeführten Maßnahmen können durch unterschiedliche Teams parallel durchgeführt werden, vielfach ist die Datenqualität bereits gesichert und die Phase kann im besten Fall ganz ausgelassen werden.

Revision der Planungsstammdaten (möglicher Zeitraum 3 – 6 Monate)

Materialstammdaten im Bereich der Planung müssen ständig aktuell sein. So weit, so trivial und doch ist der Zustand in vielen SAP-ERP Systemen deutlich verbesserungsfähig:

• Dies betrifft die gängigen Parameter ganz SAP-spezifisch ausgedrückt in den Materialstammsichten MRP1 bis MRP 4
• SAP S/4 HANA verlangt die Nutzung von MRP-Bereichen und Planungsversionen. Diese können jederzeit im ERP-System SAP ECC vorbereitet werden
• Terminierungsparameter in Arbeitsplatz und Arbeitsplan sind reine Stammdaten und können jederzeit überprüft und verbessert werden
• Produktsegmentierung nach ABC, XYZ (wie in IBP vorgesehen) und eventuell weiteren Parametern wie Größe oder Gewicht kann auch jederzeit durchgeführt werden

Analytik und Logistik-Controlling (möglicher Zeitraum 3 – 6 Monate)

Wie mehrfach erwähnt verändert und verbessert sich die Analytik in den bekannten Modulen SD, MM und PP durch die Einführung von SAP S/4 HANA und einer neuen Funktionalität. Oder auch der mögliche Zwischenschritt der Portierung von SAP ECC auf die HANA Datenbank bietet bereits deutliche Vorteile durch die verbesserte Geschwindigkeit. Jedes Unternehmen kann und sollte eine Kernsammlung von notwendigen Reports (Queries), KPI und Alerts in den genannten Modulen festlegen. Völlig unabhängig von der Software bedeutet diese Transparenz fast immer schon eine operative Verbesserung.

Produktsegmentierung nach Planbarkeit (möglicher Zeitraum 3 – 6 Monate)

Es wurde häufig darauf hingewiesen, die richtigen Produkte oder Baugruppen oder Planstücklisten zu planen. Insbesondere bei komplexen Stücklistenstrukturen ist dies hilfreich. Und die Ergebnisse können fast immer bereits im ERP-System durch die Zuordnung einer geeigneten Planungsstrategie genutzt werden. 

Als kleiner Hinweis aus mehreren Projekten kann diese Reihenfolge eine Hilfestellung geben:

1. Durchführung einer Clusteranalyse für alle Fertigprodukte und Baugruppen, soweit möglich unter dem Gesichtspunkt der Stücklistenähnlichkeit
   Ergebnis: Alle Fertigprodukte und Baugruppen sind einem Cluster zugeordnet. Ein Cluster kann und wird auch häufig aus nur einem Produkt bestehen
2. Durchführung der ABC und XYZ Analyse für alle Fertigprodukte und Baugruppen der ersten Stücklistenstufe
   Ergebnis: Alle A-Produkte, die gleichzeitig X-Produkte sind können als geeignet für prognosebasierte Planung angesehen werden
   Ergebnis: alle B und C-Produkte / Baugruppen, die in einem Cluster sind (z.B. Varianten eines konfigurierbaren Materials) können einem Planungsmaterial zugeordnet werden. Ein Planungsmaterial kann auch ein ‚Dummy‘-Material mit Planstückliste, aber nicht lagerhaltig sein.
3. Durchführung der ABC und XYZ Analyse für alle Rohstoffe und Verpackungsmittel
   Ergebnis: Alle Rohstoffe und Verpackungsmittel, die A- oder B- und X oder Y-Produkt sind können als geeignet für eine prognosebasierte Planung angesehen werden
4. Analyse, ob Rohstoffe und Verpackungsmittel, die A- oder B- und X oder Y-Produkt sind nicht vereinfacht als KANBAN oder VMI (Vendor Managed Inventory) im ERP gesteuert werden können
5. Zusammenstellung aller potentiell prognosebasierten, planungsrelevanten Produkte, egal ob Fertigprodukt, Baugruppe, Rohstoff oder Verpackung
6. Entscheidung, wie nicht prognosegeeignete Fertigprodukte und Baugruppen geplant werden sollen:
   • Zielbestand 0, Kunde wird direkt von einem Lieferanten mit geeigneter Planlieferzeit beliefert, soweit dieser Pfad möglich ist
   • Zielbestand 0, Kunde wird nach berechneter Wiederbeschaffungszeit beliefert
   • Zielbestand 1 oder 2 für selten verkaufte Produkte
7. Im Ergebnis hat man jetzt eine Liste aller in einem System wie SAP IBP zu planenden Produkte mit geeigneten Parametern und Stammdaten im ERP-System
8. Bleibt noch der Umsatzanteil der nicht in IBP zu planenden Produkte zu bestimmen. Denn der Vollständigkeit halber muss in der Absatzplanung und in einer integrierten Finanzplanung für einen vollständigen Umfang diese ‚Lücke‘ geplant werden, um Auswirkungen auf Ergebnis, Kapazitätsauslastung, Transportkosten usw. mindestens abschätzen zu können.

Ausbildung und Schulung

Wissen um Dispositionsprozesse und Prognosemodelle hat erst einmal nichts mit einem spezifischen ERP oder Planungssystem zu tun. REFA und andere Institutionen bieten solche Kurse an. Der Zeitraum vor einem Implementierungsprojekt ist genau richtig, um Wissen aufzufrischen oder neu zu erwerben. Oder auch ein regelmäßiger ein interner Workshop mit ausgewählten Themen rund um die Planung.

Aufbau eines Best Practices basierten Demosystems (möglicher Zeitraum ein Monat)

• Ein SAP Best Practices basiertes System (sowohl S/4 HANA als auch IBP mit vollständigen Daten wie in der SAP Model Company) kann innerhalb eines Monats bereitgestellt und für Demos, erste Schulungen und sogar Fit/Gap-Analysen genutzt werden:

Alternativ Durchführung eine Machbarkeitsstudie (Proof of Concept) mit kundeneigenen Daten und Prozessen (möglicher Zeitraum 1,5 – 2 Monate)

Es werden die Kernprozesse mit einem reduzierten Datenumfang modelliert. Dies kann auf Basis des von SAP ausgelieferten Standardplanungsbereiches (Unified Planning Area) oder durch kompletten Neuaufbau aller Strukturen erfolgen. Letzteres empfiehlt sich in erster Linie für IBP for Demand Projekte, während für Implementierungen im Bereich Supply Planning von dem Standarddatenmodell ausgegangen werden sollte, um das Risiko eine fehlerhafte Implementierung zu minimieren und somit letztendlich Zeit zu sparen.

In beiden Ansätze zum Aufbau eines Demosystems sollten frühzeitig Key User involviert und Basisschulungen für diese berücksichtigt werden: 

• Einstellung und Aufbau eines IBP Beispielplanungsbereichs, Zugang für einige Benutzer
• Grundschulung von ca. einer Woche zur Gewöhnung an die FIORI basierte Oberfläche und der grundlegenden EXCEL-Bedienung der Planungssichten

Anschließend kann ein Lastenheft oder direkt ein Blueprint bestehend aus mindestens zwei Komponenten erstellt werden (möglicher Zeitraum ein Monat + x je nach Scope)

• Definition der High Level Prozesse, Planungsobjekte und Scope (IBP for Demand, IBP for Sales and Operations, IBP for Inventory) 
• Definition der Datenschnittstelle CPI-DS oder SDI zwischen ERP und IBP

Ist die Entscheidung für ein Implementierungsprojekt bereits nach einem Proof of Concept oder der Best Practice Analyse gefallen, empfiehlt es sich, den Blueprint mit einer Prototyping-Phase mit mehreren Iterationen von Konfiguration und Abnahme überlappen zu lassen, um ein möglichst detailliertes und an der Realität orientiertes Lösungsdesign zu erhalten.  

Ohne hier jetzt zu sehr ins Detail zu gehen kann für jeden der drei Kernbausteine von IBP Absatzplanung, Netzwerkplanung und Bestandsoptimierung eine Realisierung grob kalkuliert in drei Monaten durchgeführt werden. Dieser Zeitraum ist selbstverständlich abhängig von der Menge der Planungsobjekte, der Komplexität der Organisationsstrukturen und der Lieferketten sowie der Anzahl der Rollout-Phasen. 

Aber, es bleibt festzuhalten, eine wenige Hundert Produkte in wenigen Fertigungswerken und Distributionslägern lassen sich in maximal sechs Monaten sinnvoll bis zu einem Go-live verarbeiten.

Hinweis: Wenn die Einführung von PP-DS für sinnvoll gehalten wird, dann ist folgende Abhängigkeit zu beachten: PP-DS ist an sich direkt mit dem Bedarfsplanungslauf selbst verknüpft. Daraus folgt, dass PP-DS sowohl vor oder als nach Einführung von IBP for Demand eingeführt werden kann. Diese Einführung nimmt für sich mindestens 3 – 6 Monate in Anspruch und ist traditionell anspruchsvoll. Da außerdem die gleichen Fachexperten beteiligt sein werden, empfiehlt es sich IBP for Demand und PP-DS nicht unbedingt parallel einzuführen.

Darüber hinaus sollte generell bei Einführung von PP-DS eine gewisse Einlaufzeit abgewartet werden, bevor die langfristige Netzwerkplanung in IBP for Sales and Operations gestartet wird.

Die gezeigten drei Phasen beanspruchen jede für sich und nach Intensität der Projektdurchführung ca. 2 - 4 Monate, wobei Phase 3 je nach Komplexität hier nicht seriös geschätzt werden kann.  Im besten Fall kann IBP mit einem Modul nach sechs Monaten genutzt werden.

In jedem Fall sollte gezeigt werden, dass auch bei Einführung von SAP S/4 HANA in einem Zeitraum mehrerer Jahre durch die relative Kürze der einzelnen Phasen  jede sinnvoll für sich eingebaut werden kann und auch vor Erreichen der integrierten SCM-Planung schon positive Ergebnisse zeigt.